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Mise à jour des conditions générales de vente Solenis
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Déclaration de confidentialité relative aux candidats

La société Soleniset ses filiales sous contrôle majoritaire et à 100 % (le « Groupe Solenis », la « Société », « nous », « notre » ou « nos ») prennent au sérieux la protection de vos données. Veuillez cliquer ci-dessous pour obtenir plus de détails sur les entités Solenis agissant en tant que contrôleurs de données et responsables du traitement de vos données personnelles (Liste des sociétés du groupe Solenis). Pour en savoir plus sur notre Groupe, rendez-vous sur solenis.com ou contactez-nous à l’aide des informations figurant à la rubrique Nous contacter de notre site web.

La présente Déclaration de confidentialité a été publiée pour se conformer aux lois régissant le traitement des données à caractère personnel, qui sont applicables à Solenis. Notre approche globale de la confidentialité des données à l’échelle du groupe est basée sur le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD de l’UE), mais nous prenons également des mesures pour nous conformer aux lois locales sur la confidentialité des données lorsque celles-ci imposent des exigences supplémentaires ou plus strictes que nos normes mondiales. Selon le territoire où l’opération de traitement a lieu, ou le territoire où se trouvent les personnes concernées, ces lois locales incluent (sans limitation) la loi générale du Brésil sur la protection des données (LGPD), la loi californienne sur la protection des consommateurs (CCPA), la loi sud-africaine sur la protection des informations personnelles (POPIA), la loi chinoise sur la protection des informations personnelles (PIPL) et toutes les autres réglementations équivalentes (qui, avec le RGPD de l’UE, sont collectivement appelées « Lois sur la protection des données »). Dans la mesure permise par les lois applicables en matière de protection des données, la présente Déclaration s’applique dans tous les pays où Solenis opère à l’échelle mondiale. Solenis étant une société internationale opérant dans plusieurs juridictions, diverses exigences spécifiques au pays peuvent s’appliquer. Vous pouvez consulter les informations spécifiques au pays dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité.

Cette Déclaration de confidentialité s’applique aux informations personnelles que vous nous avez communiquées au cours des processus de recrutement (par exemple lorsque vous envoyez votre CV) et vous fournit certaines informations à fournir en vertu de la législation sur la protection des données, comme la manière dont vos données personnelles seront utilisées, les raisons de leur utilisation et la durée de leur conservation.

QUEL EST L’OBJET DU PRÉSENT DOCUMENT ?
Le Groupe Solenis est un « responsable du traitement ». Autrement dit, nous sommes chargés de déterminer la manière dont nous conservons et utilisons les informations personnelles vous concernant. L’entité du Groupe Solenis responsable de vos informations personnelles sera le membre du Groupe Solenis recueillant initialement des informations auprès de vous ou vous concernant. Dans le cadre de ses obligations en vertu de la législation sur la protection des données, Solenis est tenue de vous fournir des informations sur la manière dont elle utilise vos informations personnelles, la façon dont elle protège vos informations, son fondement juridique relatif à l’utilisation de vos informations, vos droits et les personnes que vous pouvez contacter.

TYPE D’INFORMATIONS QUE NOUS CONSERVONS À VOTRE SUJET
Dans le cadre de votre candidature pour travailler avec nous, nous recueillerons, stockerons et utiliserons les catégories suivantes d’informations personnelles vous concernant :

  • Les informations que vous nous avez fournies dans votre CV et votre lettre de motivation (lettre d’intention).
  • Les informations que vous avez fournies sur notre formulaire de candidature, y compris votre nom, votre titre de civilité, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail personnelle, votre date de naissance, votre sexe, votre expérience professionnelle et vos qualifications.
  • Toute information que vous nous fournissez lors d'un entretien (y compris, mais sans s'y limiter, vos attentes salariales et votre période de préavis actuelle).
  • D'autres informations fournies dans le cadre du processus de candidature, comme des résultats de tests, des résultats d'évaluations ou des références.

Dans la mesure où les lois applicables le permettent, nous pouvons également recueillir, stocker et utiliser les « catégories spéciales » suivantes d'informations personnelles plus sensibles :

  • Des informations sur vos origines ethniques, vos croyances religieuses, votre orientation sexuelle et vos opinions politiques.
  • Des informations sur votre santé, y compris tout état de santé ou dossier de santé ou de maladie.
  • Des informations sur vos condamnations et infractions pénales.

COMMENT VOS INFORMATIONS PERSONNELLES SONT-ELLES RECUEILLIES ?
Nous recueillons des informations personnelles sur les candidats auprès des sources suivantes : Vous, le candidat ; les agences de recrutement auxquelles vous avez envoyé vos données personnelles et auprès desquelles nous collectons les catégories de données suivantes : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, expérience professionnelle, informations sur votre permis de travail, attentes salariales, période de préavis actuelle et informations personnelles figurant dans votre CV et votre lettre de motivation.

COMMENT UTILISERONS-NOUS VOS INFORMATIONS ?
Nous utiliserons les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet aux fins suivantes :

Objet

Base légale

Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude au poste ou au travail concerné.

  • Nous traitons lesdites informations personnelles afin de nous préparer à conclure un contrat avec vous.
  • Nous traitons également vos informations personnelles sur la base de nos intérêts légitimes.

Effectuer des vérifications des antécédents et des références, le cas échéant.

  • Nous traitons lesdites informations personnelles afin de respecter des obligations légales.
  • Nous traitons également vos informations personnelles sur la base de notre intérêt légitime.

Communiquer avec vous sur le processus de recrutement.

Nous traitons lesdites informations personnelles afin de nous préparer à conclure un contrat avec vous.

Tenir à jour des registres relatifs à nos processus d’embauche.

  • Nous traitons lesdites informations personnelles afin de respecter des obligations légales.
  • Nous traitons également vos informations personnelles sur la base de notre intérêt légitime.

Respecter des obligations légales ou réglementaires.

Nous traitons lesdites informations personnelles afin de respecter des obligations légales.

 

Il est dans nos intérêts légitimes de décider de vous affecter ou non au poste, au travail ou à la mission à laquelle ou auquel vous avez postulé, car il serait bénéfique à notre entreprise d'affecter quelqu’un audit poste, audit travail ou à ladite mission.

Si vous résidez dans une juridiction où votre consentement est requis pour la collecte, l’utilisation et la divulgation d’informations personnelles comme indiqué dans la présente Déclaration de confidentialité, en nous soumettant une demande ou en nous communiquant des informations personnelles dans le cadre d’une demande, vous donnez votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation d’informations personnelles comme indiqué dans le présent Avis de confidentialité. Dans certains cas, votre consentement peut être « implicite » (c’est-à-dire que votre autorisation est supposée basée sur votre action ou inaction au point de collecte, d’utilisation ou de partage de vos informations personnelles). Si vous résidez dans une juridiction où les Lois sur la protection des données ou d’autres réglementations applicables exigent votre consentement « explicite » pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles comme indiqué dans la présente Déclaration de confidentialité, il vous sera demandé de fournir un consentement préalable et explicite. Nous obtiendrons généralement le consentement lorsque nous souhaitons utiliser des informations personnelles à une nouvelle fin ou à une fin autre que celles mentionnées au moment de la collecte dans la présente Déclaration de confidentialité. Votre consentement peut être retiré à tout moment, sauf dans des circonstances limitées, y compris dans le cadre d’exigences légales ou réglementaires ou en raison de vos obligations contractuelles envers nous (comme un accord de non-divulgation).

Après avoir reçu votre CV et votre lettre de motivation ou votre formulaire de candidature, nous traiterons lesdites informations afin de déterminer si vous répondez aux exigences de base vous permettant d'être sélectionné(e) pour le poste concerné. Si tel est le cas, nous déterminerons si votre candidature est suffisamment intéressante pour vous inviter à passer un entretien. Si nous décidons de vous appeler pour passer un entretien, nous utiliserons les informations que vous nous avez fournies lors de l’entretien pour décider de vous proposer ou non le poste, la mission ou le travail. Si nous décidons de vous proposer le poste, la mission ou le travail, nous prendrons alors des références et effectuerons, sous réserve du respect de la législation en vigueur, une vérification de votre casier judiciaire ou de toute autre nature avant de confirmer votre affectation.

Si vous ne nous fournissez pas d’informations personnelles
Si vous ne nous fournissez pas les informations demandées, ce qui est nécessaire pour que nous puissions examiner votre candidature (comme une preuve de qualification ou d’expérience professionnelle), nous ne pourrons pas traiter votre candidature avec succès. Par exemple, si nous avons besoin d’une vérification de crédibilité ou de références pour ledit poste et que vous ne nous fournissez pas les détails pertinents, nous ne pourrons pas donner suite à votre candidature.

COMMENT UTILISERONS-NOUS LES CATÉGORIES SPÉCIALES DE DONNÉES PERSONNELLES ?
Voici comment nous utiliserons vos catégories spéciales d'informations personnelles :

Objet

Base légale

Nous utiliserons des informations sur votre statut d’invalidité pour déterminer si nous devons réaliser des ajustements appropriés pendant le processus de recrutement, par exemple lors d'un test ou d'un entretien.

Nous traitons vos informations personnelles sur la base du droit du travail et de la législation sur la protection sociale et la sécurité sociale.

Dans la mesure permise par la législation en vigueur, nous utiliserons des informations sur vos origines nationales ou ethniques, vos croyances religieuses, philosophiques ou morales, ou votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle, pour assurer un suivi et un reporting pertinents sur l’égalité des chances.

Nous traitons vos informations personnelles sur la base d’un intérêt public substantiel.

 

INFORMATIONS SUR LES CONDAMNATIONS PÉNALES
Les informations personnelles relatives aux condamnations pénales et aux infractions ne seront traitées que si la législation en vigueur l’autorise, par ex.: (i) une vérification du casier judiciaire peut être effectuée lors d'un recrutement ou d'une mutation si la législation en vigueur le permet ou (ii) une allégation d’infraction ou de condamnation pénale découlant de votre relation avec Solenis peut être traitée si nécessaire ou permis. Par exemple, lorsque nous avons une obligation légale ou réglementaire de signaler une infraction ou que la législation en vigueur autorise Solenis à traiter des informations sur l’infraction concernée afin de prendre des décisions concernant votre relation avec Solenis.

Dans la mesure où nous traitons lesdites informations personnelles, nous le faisons sur la base d’un intérêt public substantiel tel que défini par la législation en vigueur.

PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE
Vous ne ferez pas l'objet de décisions qui auront un impact significatif sur vous uniquement sur la base d’une prise de décision automatisée.

COMMUNICATION D’INFORMATIONS PERSONNELLES À DES TIERS
Pourquoi pourriez-vous communiquer mes informations personnelles à des tiers ?

Au sein de Solenis, vos informations personnelles peuvent être consultées par les parties prenantes suivantes ou leur être divulguées en interne dans la mesure où cela est autorisé par les lois sur la protection des données ou d'autres réglementations applicables, selon le principe du besoin de les connaître :

  • Départements RH locaux, régionaux et Groupe, y compris les responsables et les membres d’équipe,
  • Direction locale, régionale et exécutive chargée de prendre des décisions d’embauche ou autre (y compris, mais sans s'y limiter, le personnel des services juridiques et des départements informatiques),
  • administrateurs système, et
  • Personnel d'équipes Solenis telles que l’équipe financière, l'équipe informatique et l'équipe de support des systèmes d’information RH Groupe si nécessaire pour l’exécution de tâches spécifiques ou la maintenance du système

Dans la mesure où cela est autorisé par les lois sur la protection des données ou d'autres réglementations applicables, vos informations personnelles peuvent également être consultées par des tiers avec lesquels nous travaillons, par exemple une agence de recrutement nous soutenant dans le cadre du processus de recrutement, d’enquête et d’intégration, les cliniques organisant le bilan médical avant l’embauche, ainsi que les prestataires de services informatiques tels que l’hébergement, la gestion et la maintenance de l'infrastructure de nos systèmes d’information dédiés au recrutement. Veuillez cliquer ci-dessous pour obtenir plus de détails sur les tiers avec lesquels nous travaillons (Liste des sous-traitants mondiaux).

Les Lois applicables en matière de protection des données peuvent autoriser ou exiger le partage d’informations personnelles dans des circonstances non décrites ci-dessus. Ces circonstances incluent des situations lorsque la loi l’autorise ou l’exige ou lorsque cela est nécessaire pour protéger notre groupe d’entreprises, nos employés, nos clients ou d’autres personnes, par exemple lors de l’enquête et de la prévention d’activités illégales présumées ou réelles, y compris la fraude, ou pour aider le gouvernement et les autorités chargées de l’application de la loi. Dans ce cas, nous ne partagerons pas plus d’informations personnelles que ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre cet objectif particulier.

Si vous résidez dans une juridiction où les lois applicables en matière de protection des données ou d’autres réglementations applicables exigent votre consentement explicite pour le partage de données personnelles en dehors des finalités initiales et spécifiques, il vous sera demandé de fournir un consentement préalable et explicite.

TRANSFERT D'INFORMATIONS PERSONNELLES À TRAVERS LE MONDE
Nous opérons à l’échelle mondiale. Par conséquent, vos informations personnelles peuvent être transférées et stockées dans des pays en dehors du territoire où vos informations personnelles ont été recueillies à l'origine, qui sont soumis à des normes en matière de législation sur la protection des données différentes de celles du pays dans lequel lesdites informations ont été fournies. Le cas échéant, nous transférerons vos informations personnelles uniquement aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité et nous prendrons les mesures appropriées pour nous assurer que lesdits transferts d’informations personnelles sont conformes à la législation en vigueur et soigneusement gérés pour protéger vos droits en matière de protection de la vie privée et vos intérêts. Veuillez toutefois noter que lorsque vos informations sont transférées en dehors de votre pays de résidence, elles seront soumises aux lois de la juridiction vers laquelle elles sont transférées et peuvent donc être accessibles aux autorités policières et gouvernementales de cette juridiction.

Les transferts au sein du Groupe Solenis seront couverts par un accord conclu par les membres du Groupe Solenis (un accord intragroupe), qui oblige contractuellement chaque membre à s’assurer que les informations personnelles bénéficient d'un niveau de protection adéquat et homogène, quel que soit le lieu de leur transfert au sein du Groupe Solenis.

Lorsque nous transférons vos informations personnelles en dehors du Groupe Solenis ou à des tiers qui aident à fournir nos produits et services, nous obtenons des engagements contractuels de leur part pour protéger vos informations personnelles (par exemple, des clauses contractuelles types pour les transferts de données entre l’UE et des pays hors UE, ou d’autres mécanismes de transfert équivalents).

Vous avez le droit de nous contacter pour en savoir plus sur les mesures de protection que nous avons mises en place (y compris une copie des engagements contractuels pertinents) afin d’assurer la protection adéquate de vos informations personnelles lorsqu'elles sont transférées comme susmentionné. Pour exercer ce droit, veuillez utiliser la rubrique NOUS CONTACTER ci-dessous.

SÉCURITÉ DES DONNÉES
Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos informations personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées d’une manière non autorisée, modifiées ou divulguées. De plus, nous limitons l’accès à vos informations personnelles aux collaborateurs, mandataires, sous-traitants et autres tiers ayant un besoin commercial de les connaître. Ils traiteront vos informations personnelles uniquement sur nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données et nous informerons vous-même et tout régulateur concerné d’une violation présumée en cas d'obligation légale.

CONSERVATION DES DONNÉES
Pendant combien de temps utiliserez-vous mes informations ?

Dans la mesure où cela est autorisé par les lois sur la protection des données ou d'autres réglementations applicables, nous conserverons vos informations personnelles sur une période de six mois après vous avoir communiqué notre décision de vous affecter au poste, à la mission ou au travail concerné(e). Nous conservons vos informations personnelles sur ladite période afin de pouvoir démontrer, en cas d’action en justice, que nous n’avons pas fait preuve de discrimination à l’encontre de candidats sur la base de motifs proscrits et que nous avons mené l’exercice de recrutement de manière équitable et transparente. À l'issue de ladite période, nous détruirons vos informations personnelles en toute sécurité, conformément à notre politique de conservation des données et aux lois et réglementations en vigueur.

Si nous souhaitons conserver vos informations personnelles dans nos archives au motif qu’une autre opportunité pourrait se présenter à l’avenir et pour laquelle nous pourrions souhaiter étudier votre candidature, nous vous contacterons séparément, en sollicitant votre consentement explicite pour conserver vos informations personnelles sur une période déterminée pour ledit motif.

DROITS D’ACCÈS, DE RECTIFICATION, À L'EFFACEMENT ET À LA LIMITATION DU TRAITEMENT
Vos droits en matière d’informations personnelles

Dans certaines circonstances et selon la juridiction dans laquelle vous résidez, vous pouvez disposer de tout ou partie des droits suivants :

  • Demander l’accès à vos informations personnelles (à l'aide d'une « demande d’accès aux données de la personne concernée »). Vous pouvez ainsi recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et vérifier que nous les traitons légalement.
  • Demander la rectification des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez ainsi nous demander de rectifier toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.
  • Demander l’effacement de vos informations personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander d'effacer ou de supprimer des informations personnelles lorsqu’aucun motif ne justifie la poursuite de leur traitement. Vous avez également le droit de nous demander d'effacer ou de supprimer vos informations personnelles si vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-après).
  • Vous opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime (ou ceux d'un tiers) et qu'un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif.
  • Demander la limitation du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos informations personnelles, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
  • Demander le transfert de vos informations personnelles à une autre partie.

Si vous souhaitez consulter, vérifier, rectifier ou demander l’effacement de vos informations personnelles, vous opposer au traitement de vos données personnelles, ou nous demander de transférer une copie de vos informations personnelles à une autre partie, veuillez remplir et envoyer notreFormulaire de demande relative aux données, utiliser la rubrique Nous contacter ou envoyer un e-mail à l'adresse suivante : privacy@solenis.com.

DROIT AU RETRAIT DU CONSENTEMENT
Le cas échéant, vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement en question à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez remplir et soumettre notre Formulaire de demande de données, utiliser la rubrique Nous contacter, ou envoyer un e-mail à privacy@solenis.com. Dès réception de votre notification de retrait de consentement, nous ne traiterons plus vos informations personnelles et, sous réserve de notre politique de conservation, nous détruirons vos données personnelles en toute sécurité.

MODIFICATIONS DE NOTRE DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ
Nous pouvons modifier la présente Déclaration de confidentialité ponctuellement pour respecter des obligations légales et l'aligner sur la gestion de notre entreprise, et nous publierons toute mise à jour sur la présente page web. Veuillez consulter régulièrement les présentes pages pour prendre connaissance de la dernière version de la présente Déclaration. Si nous apportons des modifications importantes à la présente Déclaration de confidentialité, nous nous efforcerons de vous en informer par le biais d’une Déclaration sur notre site web ou par e-mail ou de fournir un avis plus important si les Lois sur la protection des données ou d’autres réglementations applicables l’exigent.

Si vous résidez dans une juridiction où les lois sur la protection des données ou d’autres réglementations applicables exigent votre consentement explicite pour les modifications ou les mises à jour de la présente Déclaration ou pour d’autres changements dans l’approche de la protection des données, il vous sera demandé de donner votre consentement avant que des modifications importantes du présent Avis ou d’autres changements dans l’approche de la protection des données ne soient mises en œuvre.

NOUS CONTACTER
Nous avons nommé un Bureau chargé de la protection des données pour superviser le respect de la présente Déclaration de confidentialité. Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes concernant notre conformité à la présente Déclaration de confidentialité, aux informations que nous détenons à votre sujet ou si vous souhaitez exercer vos droits, nous vous encourageons à contacter notre ODP en envoyant un e-mail à privacy@solenis.com, ou en remplissant et en soumettant notre Formulaire de demande de données, ou en utilisant la rubrique Nous contacter .

Vous avez le droit d'introduire une réclamation à tout moment auprès de votre autorité de contrôle locale si vous avez des préoccupations concernant notre traitement de vos informations personnelles. Nous vous demandons de bien vouloir tenter de régler avec nous tout problème dans un premier temps, bien que vous ayez le droit de contacter votre autorité de contrôle à tout moment. Nous enquêterons et tenterons de résoudre les réclamations et les litiges et ferons tout notre possible pour honorer votre souhait d’exercer vos droits le plus rapidement possible et, en tout état de cause, dans les délais prévus par la législation sur la protection des données ou par d'autres règlements applicables.

Solenis LLC

Solenis Switzerland GmbHAttn:

Solenis Netherlands BV

Bureau de la protection des données
Directeur de la sécurité des informations
2475 Pinnacle Drive
Wilmington, DE 19803
États-Unis
privacy@solenis.com

Bureau de la protection des données
Responsable mondial de la confidentialité des données
Mühlentalstrasse 38
8200 Schaffhausen, Allemagne
Suisse
privacy@solenis.com

Bureau de la protection des données
Conseiller juridique régional
Les bureaux Mark
Fascinatio Boulevard 200
3065 WB Rotterdam
Pays-Bas
Privacy@solenis.com

 

Date de la dernière mise à jour : 11 avril 2022